Užklausos ir komerciniai pasiūlymai su DI: kaip B2B pardavėjų komanda atsako greičiau

Trumpas atsakymas

DI gali perskaityti užklausą, atpažinti prekes ir kiekius, paruošti pasiūlymo juodraštį pagal jūsų kainyną ir šabloną ir priminti, kada klientui reikia paskambinti. Kainas, nuolaidas ir galutinį siuntimą tvirtina pardavėjas. Daugeliu atvejų sistemų keisti nereikia: DI dirba šalia el. pašto ir Excel.

Kur dingsta laikas tarp užklausos ir pasiūlymo

Didmeninėje prekyboje ar gamyboje pagal užsakymą kelias nuo laiško iki pasiūlymo dažnai atrodo panašiai. Užklausa ateina į bendrą arba asmeninę pašto dėžutę, kartais su Excel priedu, nuotrauka ar prekių kodų sąrašu. Kas nors ją perskaito ir nusprendžia, kas atsakys.

Tada prasideda rankinis darbas. Pardavėjas perrašo kodus ir kiekius, ieško kainų kainyne, nukopijuoja seną pasiūlymą ir taiso jį. Kiekvienas komandos narys tai daro šiek tiek kitaip. Kai pasiūlymas išsiųstas, priminimas klientui priklauso nuo atminties.

Užklausos ateina ne tik paštu. Dalis klientų skambina, dalis pildo formą svetainėje, kai kurie rašo žinutėmis. Kai kanalų keli, o pardavėjų du ar trys, niekas iki galo nežino, kiek užklausų šią savaitę atėjo ir į kiek iš jų jau atsakyta. Vadovas tai sužino tik tada, kai klientas paskambina ir paklausia, kur jo pasiūlymas.

Dar viena problema: žinios lieka žmonių galvose. Patyręs pardavėjas žino, kad klientas rašo seną prekės kodą, kad tam tikrai prekei reikia sandėlio patvirtinimo, kad šiam klientui siunčiamas kitas šablonas. Kai jis atostogauja ar serga, užklausos lėtėja.

Nė vienas iš šių žingsnių nėra sudėtingas. Bet kartu jie ir lemia, kad dalis užklausų laukia per ilgai, o dalis pasimeta tarp kelių žmonių.

Todėl užklausų apdorojimą verta žiūrėti kaip vieną kelią, o ne kaip atskirus darbus. Žemiau einame per jį iš eilės: užklausa, pasiūlymas, kainynas, priminimas. Kiekviename žingsnyje parodome, ką gali daryti DI ir kur sprendžia žmogus.

Užklausa: kaip ji pasiekia reikiamą pardavėją

DI perskaito laišką, supranta, ko klientas klausia, ir priskiria užklausą pagal produktą, regioną ar klientą. Santrauką jis įrašo ten, kur komanda jau dirba: į el. paštą, bendrą lentelę arba CRM. Pardavėjas mato ne tik laišką, bet ir trumpą aprašą: kas rašo, kokių prekių reikia, kokie kiekiai ir terminai.

Taip užklausa turi aiškų kelią. Nebereikia, kad vienas žmogus kas rytą skaitytų bendrą dėžutę ir dalintų laiškus ranka. Jei užklausa neaiški arba neatitinka nė vienos taisyklės, ji pažymima žmogui, o ne priskiriama atsitiktinai.

Taisykles nustatote jūs. Pavyzdžiui: užklausos dėl vienos prekių grupės eina vienam pardavėjui, nuolatinių klientų laiškai jų vadybininkui, o nauji klientai pagal regioną. Kai pardavėjas atostogauja, taisyklę galima laikinai pakeisti, ir užklausos nebelaukia jo grįžimo.

Pavyzdys iš mūsų darbų: baldų įmonėje Klaipėdoje užklausos iš bendros pašto dėžutės nukreipiamos savininkams, apie 120 per savaitę. Principas tas pats ir pardavėjų komandai: kiekviena užklausa iškart atsiduria pas tą, kuris už ją atsako.

Kaip DI padeda atsakyti į laiškus apskritai, rašėme straipsnyje el. pašto atsakymai su AI.

Pasiūlymo juodraštis iš jūsų kainyno ir šablono

Komercinių pasiūlymų ruošimas su DI vyksta keturiais žingsniais. Pirma, DI paima prekių kodus ir kiekius iš laiško ar Excel priedo. Antra, susieja juos su jūsų kainynu. Trečia, paruošia juodraštį jūsų pasiūlymo šablone. Ketvirta, pardavėjas patikrina, pataiso, jei reikia, ir siunčia.

Svarbu, kad DI nesugalvoja kainų. Jis ima jas iš jūsų kainyno, o ten, kur kainos nėra arba kodas neaiškus, palieka pastabą pardavėjui.

Ką tai keičia praktiškai? Pardavėjas nebepradeda nuo tuščio lapo ar seno pasiūlymo kopijos. Jis gauna juodraštį, kuriame prekės, kiekiai ir kainos jau surašyti, o neaiškios vietos pažymėtos. Jo darbas tampa patikrinimu ir sprendimu: ar taikyti nuolaidą, ar pasiūlyti alternatyvą, ar paklausti sandėlio apie terminą.

Kitas privalumas: visi pasiūlymai atrodo vienodai. Klientas gauna tą patį šabloną, tas pačias sąlygas ir tą pačią struktūrą, nesvarbu, kuris pardavėjas jam atsakė.

Mes patys Inerci komercinius pasiūlymus generuojame iš CRM duomenų. Tas pats principas kitoje srityje: marketingo agentūrai Vilniuje sutartys ruošiamos iš šablonų, apie 25 per mėnesį. Šablonas, duomenys ir žmogus, kuris patikrina gale.

Jei pasiūlymui reikia sąmatos iš brėžinių, tai jau kitas darbas: apie jį plačiau sąmatų automatizavimas su DI.

Kainynai ir prekių duomenys, kurie turi būti tvarkingi

DI tiek geras, kiek tvarkingas jūsų kainynas. Jei kainos pasenusios, juodraštis bus su pasenusiomis kainomis. Todėl tiekėjų kainynų atnaujinimas yra atskiras darbas, kurį taip pat galima perduoti DI. Pavyzdžiui, mažai el. prekybos įmonei automatizavome tiekėjų kainynų atnaujinimą 50 prekių.

Sąžiningai: jei kodai kainyne nesutampa su tuo, ką rašo klientai, pirmiausia žmogus turi juos susieti. Tai daroma vieną kartą, o vėliau DI tą susiejimą naudoja.

Prieš pradedant verta peržiūrėti tris dalykus: ar kainynas yra viename faile, ar kiekviena prekė turi vieną kodą ir ar aišku, kas atnaujina kainas, kai tiekėjas jas pakeičia. Jei bent vienas atsakymas neaiškus, nuo jo ir pradėkite. Tai darbas, kurio reikia nepriklausomai nuo DI.

Priminimai klientui po pasiūlymo

Išsiųstas pasiūlymas dažnai lieka laukti. DI gali priminti pardavėjui, kuris pasiūlymas dar laukia atsakymo, ir paruošti trumpą laiško juodraštį. Ar ir kaip jį siųsti, sprendžia pardavėjas. Taip follow-up nebepriklauso nuo atminties ar lipnių lapelių ant monitoriaus.

Vadovui tai duoda dar vieną dalyką: bendrą vaizdą. Galima matyti, kiek pasiūlymų šiuo metu laukia atsakymo, kurie jau seni ir kuriems klientams verta paskambinti. Nereikia kas savaitę klausinėti kiekvieno pardavėjo atskirai.

Ką pardavėjų komanda gali padaryti pati, o kam reikia sistemos

Paprasta taisyklė: jei darbą daro žmogus prie savo kompiuterio ir rezultato nori per savaitę, komanda gali išmokti jį perduoti savo asistentui mokymuose. Jei darbas turi vykti be žmogaus, dideliu kiekiu ar per kelias programas, tai automatizacijos projektas.

Darbas

Gali išmokti pati komanda

Verta kurti sistemą, kai...

Užklausos santrauka	Taip, įkeliant laišką į asistentą	užklausų daug ir jos turi būti apdorojamos be žmogaus
Pasiūlymo juodraštis	Taip, su kainynu ir šablonu	juodraščiai turi atsirasti automatiškai iš pašto ar CRM
Priminimai klientui	Iš dalies, su asmeniniu sąrašu	priminimai turi būti bendri visai komandai
Užklausų paskirstymas keliems žmonėms	Sunkiai	užklausos ateina į bendrą dėžutę ir jas reikia skirstyti kasdien
Kainyno atnaujinimas	Taip, mažam kiekiui prekių	tiekėjų kainynai keičiasi dažnai ir prekių daug

Daug komandų pradeda nuo mokymų, o sistemą kuria vėliau.

Mokymai duoda greitą rezultatą ir parodo, kur DI tikrai padeda jūsų darbe. Kai komanda jau supranta, ką nori automatizuoti, sistemą suprojektuoti lengviau, o reikalavimai būna aiškesni. Plačiau apie pasirinkimą: AI mokymai ar AI automatizacija.

Ar DI veiks su mūsų Excel, apskaitos programa ir el. paštu?

Dažniausiai taip. DI dirba per failus, eksportus, el. paštą ir ten, kur yra prieiga. Excel kainynas, pasiūlymo šablonas Word ar Excel formatu ir pašto dėžutė yra pakankama pradžia. Naujo ERP pirkti nereikia.

Praktiškai pradžiai dažniausiai užtenka trijų dalykų: prieigos prie pašto dėžutės, kurioje ateina užklausos, kainyno failo ir pasiūlymo šablono. Jei kainos laikomos apskaitos programoje, dažniausiai užtenka reguliaraus eksporto į Excel. Tiesioginis sujungimas su programa gali ateiti vėliau, kai aišku, kad jo tikrai reikia.

Apribojimai yra. Jei programa neleidžia eksportuoti duomenų arba veikia tik viename kompiuteryje, galimybės mažesnės. Tai patikriname per nemokamą konsultaciją, pažiūrėję, kur jūsų duomenys yra šiandien. Jei turite CRM, apie jo sujungimą su DI rašėme CRM integravimo vadove.

Kas visada lieka pardavėjui

Kai kurie sprendimai lieka žmogui. Kainų išimtys ir nuolaidos. Terminai, kuriems reikia sandėlio ar gamybos patvirtinimo. Santykis su klientu ir derybos. Galutinis pasiūlymo siuntimas, bent jau pradžioje.

Tai ne apribojimas, o sąmoningas pasirinkimas. B2B prekyboje klientas dažnai perka ne tik prekę, bet ir pasitikėjimą konkrečiu žmogumi, kuris žino jo poreikius, istoriją ir įpročius. DI turi atlaisvinti pardavėjui laiko būtent šiam darbui, o ne jį pakeisti. Kuo mažiau laiko eina perrašinėjimui, tuo daugiau lieka pokalbiams su klientais.

DI nutrumpina kelią iki šių sprendimų, bet jų nepriima.

Mes nežadame, kad DI niekada nesuklys. Būtent todėl pradžioje kiekvieną pasiūlymą tikrina žmogus, o neaiškios vietos pažymimos. Kai matote, kad tam tikro tipo užklausos apdorojamos be klaidų, galite nuspręsti, kur tikrinimą supaprastinti. Kai klientas pasiūlymą priima, prasideda užsakymas: kaip DI padeda ten, rašėme straipsnyje apie užsakymų valdymą su AI.

Nuo ko pradėti

Prieš pirmą žingsnį atsakykite į penkis klausimus:

1. Kiek užklausų gaunate per savaitę ir iš kur jos ateina?
2. Kas jas gauna ir kas sprendžia, kas atsakys?
3. Kur yra kainynas ir ar jis tvarkingas?
4. Koks jūsų pasiūlymo šablonas?
5. Kas tikrina pasiūlymą prieš jį išsiunčiant?

Tikslių skaičių nereikia. Užtenka vienos tipinės užklausos, kainyno ir vieno išsiųsto pasiūlymo.

Iš šių trijų dalykų per pokalbį jau galima pamatyti, kur jūsų komandoje dingsta daugiausia laiko: skaitant užklausas, ieškant kainų ar laukiant patvirtinimo. Ir ar tam užtenka išmokyti komandą naudotis savo asistentu, ar verta kurti sistemą, kuri dirbtų nuolat.

Inerci kelias: nemokama 30 min konsultacija, tada mokymai komandai arba sistemos planas. Veikianti sistemos versija paprastai būna nuo 2 iki 8 savaičių. Jei dirbate gamyboje, pažiūrėkite ir 7 procesus gamybos įmonėje, o kaip atrodo diegimas, rašėme AI procesų automatizavimo diegimo žingsniuose.

Nemokama 30 min konsultacija: parodykite, kaip šiandien atsakote į užklausą nuo laiško iki pasiūlymo, ir pasakysime, ar užtenka išmokyti komandą, ar verta kurti sistemą. Jei negalime padėti, pasakysime tiesiai. Užsiregistruokite nemokamai konsultacijai arba rašykite nojus@inerci.lt.