7 procesai gamybos įmonėje, kuriuos verta automatizuoti pirmiausia

Trumpas atsakymas

Pradėkite ne nuo gamybos linijos, o nuo darbo ofise aplink ją: užklausos, pasiūlymai ir sąmatos, užsakymų perkėlimas, tiekėjų sąskaitos, ataskaitos. Tai pasikartojantys darbai, kuriuos žmonės daro ranka prie kompiuterio. Dažniausiai sistemų keisti nereikia: DI dirba šalia Excel ir pašto. Dalį to komanda gali išmokti pati, o kai darbas turi eiti be žmogaus, verta kurti sistemą.

Kodėl pradėti nuo ofiso, ne nuo cecho

Ceche dažniausiai jau stovi staklės, pjovimo linija ar pakavimo įranga. Ten siaura vieta būna tada, kai trūksta medžiagų, brėžinių ar aiškaus gamybos plano. O planas ir užsakymas dažniausiai stringa anksčiau: ofise.

Tipinis vaizdas mažoje ir vidutinėje gamybos įmonėje Lietuvoje atrodo taip. Klientas parašo į bendrą paštą. Kažkas perskaito laišką, perrašo užklausą į Excel, ruošia pasiūlymą, siunčia atgal. Kai klientas sutinka, tas pats žmogus (ar kitas) perkelia eilutes į gamybos planą. Vėliau ateina tiekėjų sąskaitos PDF, jas kažkas vėl perrašo į apskaitą. Savaitės pabaigoje vadovas prašo suvestinės, ir vėl renkama iš kelių failų.

Rankinis duomenų perrašymas pats savaime vertės nekuria. Jis tik atima laiką ir kelia klaidų riziką. Todėl procesų automatizavimas gamyboje dažniausiai prasideda ne nuo roboto cecho gale, o nuo DI pagalbos ten, kur žmonės sėdi prie kompiuterio.

Dar viena priežastis pradėti nuo ofiso: cecho įranga jau turi savo ritmą ir tiekėjus. O ofiso darbai kartojasi kasdien ir dažnai priklauso nuo kelių žmonių. Jei serga tas, kuris skaito paštą ar ruošia pasiūlymus, stoja ir gamybos planas. Automatizavus bent dalį to kelio, gamyba gauna aiškesnius užsakymus ir mažiau skubių pataisymų.

7 procesai, kuriuos verta automatizuoti pirmiausia

Žemiau: septyni darbai, kuriuos gamybos įmonėse matome dažniausiai. Kiekvienam: kaip dabar, kaip su DI, kas lieka žmogui.

1. Užklausos iš bendros pašto dėžutės

Kaip dabar: laiškai krinta į bendrą dėžutę, o kas nors juos skaito, rūšiuoja ir perduoda savininkui, pardavėjui ar gamybos vadovui. Kai laiškų daug, užklausos pasimeta tarp reklamų ir tiekėjų laiškų.

Kaip su DI: sistema perskaito laišką, supranta, ko klientas nori, paruošia santrauką ir nukreipia pas reikiamą žmogų. Taip užklausa ar užsakymas greičiau pasiekia tą, kuriam reikia veikti.

Kas lieka žmogui: sprendimas, ką atsakyti, kokia kaina ir ar imti užsakymą.

Baldų įmonėje Klaipėdoje užklausos iš bendros pašto dėžutės nukreipiamos savininkams, apie 120 per savaitę. Plačiau apie tą patį principą: el. pašto atsakymai su AI.

2. Komerciniai pasiūlymai ir sąmatos Excel'yje

Kaip dabar: iš kliento laiško ar brėžinio duomenys ranka suvedami į Excel šabloną. Skaičiuojamos medžiagos, darbas, terminas. Pasiūlymas išsiunčiamas kaip PDF ar laiško priedas.

Kaip su DI: duomenys iš užklausos sugula į jūsų šabloną. Žmogus tikrina kainas, maržą ir siunčia.

Kas lieka žmogui: kainodara, nuolaidos ir galutinis patvirtinimas prieš siunčiant klientui.

Inerci pati komercinius pasiūlymus generuoja iš CRM duomenų. Tai tas pats principas: šablonas jūsų, DI surenka laukus, žmogus tvirtina. Daugiau apie sąmatas: sąmatų automatizavimas su DI.

3. Gamybos užsakymų perkėlimas

Kaip dabar: klientas patvirtina pasiūlymą laišku ar žinute. Ofisas perrašo pozicijas į gamybos planą, Excel lentelę ar vidinę užsakymų formą. Čia dažnai atsiranda klaidos: neteisingas kiekis, pamiršta spalva, senas brėžinys.

Kaip su DI: patvirtintas užsakymas iš laiško ar pasiūlymo patenka į gamybos planą ar Excel lentelę be perrašymo. Neaiškūs laukai pažymimi žmogui.

Kas lieka žmogui: gamybos eiliškumas, prioritetai ir sprendimas, ką daryti, kai duomenų trūksta.

Šis žingsnis ypač svarbus padarytai pagal užsakymą gamybai: baldams, metalo darbams, maisto partijoms. Ten kiekvienas užsakymas šiek tiek kitoks, todėl klaida perkeliant poziciją greitai virsta broku ar vėlavimu. Automatizavimas čia neatima kontrolės, o sumažina perrašymo klaidų.

Kaip tai siejasi su užsakymų valdymu platesne prasme: AI pagalba valdant užsakymus.

4. Tiekėjų sąskaitos į apskaitą

Kaip dabar: PDF sąskaitos ateina paštu. Buhalterė ar administratorė jas atidaro, nuskaito sumas ir suveda į apskaitos programą. Kai tiekėjų daug, mėnesio pabaiga virsta perrašymo maratonu.

Kaip su DI: PDF sąskaitos nuskaitomos ir sudedamos į apskaitą. Neaiškios pažymimos žmogui, o ne spėliojamos.

Kas lieka žmogui: patvirtinti neaiškius įrašus, sutikrinti su užsakymu ir uždaryti mėnesį.

Vienam didžiausių Lietuvos restoranų tinklų tiekėjų sąskaitos iš PDF keliauja į apskaitą, jų per mėnesį būna apie 500. Tai ne gamybos įmonė, bet tas pats principas: dokumentas ateina PDF, o žmogus nebeturi visko suvedinėti ranka.

5. Transporto užklausos vežėjams ir krovinių dokumentai

Kaip dabar: reikia išvežti produkciją. Ofisas rašo tą pačią užklausą keliems vežėjams, surenka atsakymus į Excel, lygina kainas ir terminus. Atskirai tvarkomi važtaraščiai ir kiti krovinių dokumentai.

Kaip su DI: ta pati užklausa išeina keliems vežėjams, atsakymai surenkami į vieną lentelę. Dokumentų nuskaitymas sumažina rankinį suvedimą.

Kas lieka žmogui: pasirinkti vežėją, derėtis dėl kainos ir tvirtinti išvykimą.

Važtaraščių skaitymą darėme Lenkijos logistikos įmonei: 1000+ vilkikų, 8000 važtaraščių per mėnesį. Tai logistikos, ne gamybos atvejis, bet dokumentų skaitymo principas tas pats. Plačiau: AI logistikos įmonėms.

6. Ataskaitos vadovui ir klientams

Kaip dabar: savaitės ar mėnesio pabaigoje kažkas surenka duomenis iš gamybos plano, Excel, pašto ir apskaitos. Ataskaita vėluoja, o vadovas sprendžia iš dalinio vaizdo.

Kaip su DI: savaitinė ar mėnesio ataskaita surenkama iš kelių šaltinių pagal jūsų šabloną. Žmogus peržiūri ir išsiunčia.

Kas lieka žmogui: interpretacija, komentarai klientui ir sprendimai pagal skaičius.

Subrangos įmonei Klaipėdoje automatizavome mėnesio ataskaitą, kuri renkama iš kelių sistemų. Panašų principą taikome ir ten, kur duomenys ateina žinutėmis ar nuotraukomis: darbų raportai iš WhatsApp.

7. Duomenų perkėlimas tarp Excel, apskaitos ir CRM

Kaip dabar: tie patys skaičiai įvedami du kartus. Užsakymas Excel'yje, tada tas pats CRM, tada apskaitoje. Kuo daugiau žmonių liečia tuos pačius duomenis, tuo greičiau atsiranda skirtingos „tiesos“.

Kaip su DI: duomenys keliauja tarp programų be antro suvedimo. Ten, kur yra eksportas, failas ar prieiga, jungtis įmanoma be didelio ERP projekto.

Kas lieka žmogui: taisyklės, kas yra pagrindinis šaltinis, ir patikra, kai įrašai nesutampa.

NT įmonėje CRM ir apskaitos sinchronizacija sutaupo apie 80 val. per mėnesį visai komandai. Vėlgi: ne gamyba, bet tas pats principas kitoje srityje. Plačiau: CRM integravimas su AI įrankiais.

Ką komanda gali padaryti pati, o kam reikia sistemos

Trumpa taisyklė iš praktikos. Jei žmogus darbą daro prie kompiuterio ir nori rezultatą pamatyti greitai, komanda gali išmokti perduoti jį savo DI asistentui. Jei darbas turi eiti be žmogaus, dideliu kiekiu ar per kelias sistemas, verta kurti automatizaciją. Daugelis įmonių pradeda nuo komandos ir sistemą stato vėliau.

Procesas

Gali išmokti pati komanda

Verta kurti sistemą, kai

Užklausos iš pašto	Santraukos, rūšiavimas, pirmas atsakymo juodraštis	Laiškų daug, reikia automatinio nukreipimo keliems žmonėms
Pasiūlymai ir sąmatos	Užpildyti šabloną iš užklausos, paruošti juodraštį	Pasiūlymų daug, laukai kartojasi, reikia jungties su CRM
Užsakymų perkėlimas	Vieno užsakymo perkėlimas į planą su asistentu	Užsakymai turi kristi į planą be žmogaus
Tiekėjų sąskaitos	Pavienių PDF skaitymas ir tikrinimas	Šimtai sąskaitų per mėnesį, reikia kelio į apskaitą
Transportas ir dokumentai	Užklausų juodraščiai vežėjams	Nuolatinis užklausų siuntimas ir dokumentų skaitymas
Ataskaitos	Surinkti savaitės suvestinę pagal šabloną	Ataskaita turi susidėti pati iš kelių šaltinių
Duomenų perkėlimas	Rankinis eksportas ir sutikrinimas su asistentu	Tie patys duomenys turi sinchronizuotis be antro suvedimo

Plačiau, kada rinktis mokymus, o kada sistemą: AI mokymai ar AI automatizacija.

Ar DI veiks su mūsų Excel ir kitomis programomis?

Dažniausiai taip. DI dirba šalia esamų programų per failus, eksportus, el. paštą ir ten, kur yra prieiga. Keisti Excel, apskaitos programos ar projektavimo programos vien dėl automatizavimo paprastai nereikia. Gamybos įmonės automatizavimas čia reiškia ne naują ERP, o jungtis aplink tai, ką jau naudojate.

Sąžininga riba: programos, kurios veikia tik viename kompiuteryje arba neturi eksporto (dalies projektavimo programų atveju), turi ribas. Kas įmanoma konkrečiai jūsų rinkinyje, pažiūrime nemokamoje 30 min konsultacijoje. Čia nežadame jungties su konkrečiu programu pavadinimu, nes kiekviena įmonė turi savo rinkinį ir prieigas.

Praktiškai tai reiškia: jei galite iš programos eksportuoti lentelę, išsiųsti PDF ar gauti laišką, DI dažniausiai turi nuo ko pradėti. Jei viskas užrakinta viename stacionariame kompiuteryje be eksporto, pirmiausia reikia rasti, kaip duomenys išeina lauk saugiai, o tik tada kalbėti apie automatizavimą.

Jei jau galvojate apie CRM ir kitas sistemas kartu, pradžiai tinka ir CRM integravimo vadovas.

Nuo ko pradėti: 5 klausimai prieš pirmą žingsnį

Prieš pirmą pokalbį užtenka atsakyti sau į penkis klausimus:

1. Kuris darbas ofise kartojasi kas savaitę?
2. Kas jį daro ir kiek žmonių jį liečia?
3. Iš kur ateina duomenys (paštas, Excel, PDF, kita programa)?
4. Kur jie turi atsidurti gale?
5. Kas tikrina rezultatą prieš jį išsiunčiant ar paleidžiant į gamybą?

Nebūtina turėti tikslių atsakymų. Užtenka parodyti vieną tipinį laišką, vieną pasiūlymo šabloną ir vieną ataskaitą. Iš to jau matosi, ar užtenka išmokyti komandą, ar verta kurti sistemą.

Inerci kelias paprastas: nemokama 30 min konsultacija, tada mokymai komandai arba sistemos planas. Veikianti sistemos versija paprastai būna nuo 2 iki 8 savaičių. Per mūsų sistemas aptarnaujama 700+ darbuotojų. Kaip atrodo diegimas žingsnis po žingsnio: AI procesų automatizavimo diegimas.

Nemokama 30 min konsultacija: parodykite, kuris darbas ofise jums kartojasi kas savaitę, ir pasakysime, ar užtenka išmokyti komandą, ar verta kurti sistemą. Jei negalime padėti, pasakysime tiesiai. Užsiregistruokite nemokamai konsultacijai arba rašykite nojus@inerci.lt.