Darbų raportai iš WhatsApp nuotraukų ir popieriaus: kaip juos automatizuoti

Trumpas atsakymas

Taip, darbų raportus galima automatizuoti nekeičiant to, kaip dirba brigados. Darbuotojai toliau siunčia nuotraukas, balso žinutes ir popieriaus lapų nuotraukas per WhatsApp. Sistema jas perskaito, sutvarko pagal objektą ir datą ir sudeda į ataskaitą, atliktų darbų aktą ar lentelę. Žmogus ofise tik peržiūri ir patvirtina.

Kodėl raportai iš WhatsApp ir popieriaus suvalgo tiek laiko

Daugelyje paslaugų, subrangos ir statybos įmonių darbų raportai atrodo panašiai. Meistras darbo pabaigoje nufotografuoja objektą, įrašo balso žinutę arba užpildo popierinį lapą ir jį nufotografuoja. Viskas keliauja į WhatsApp grupę ar asmeninę žinutę vadovui.

Vakare ar mėnesio pabaigoje kažkas ofise, dažnai pats savininkas ar vienas administratorius, viską peržiūri ir perrašo į Excel, atliktų darbų aktą ar ataskaitą klientui. Čia ir atsiranda problemos:

• nuotraukos pasimeta tarp dešimčių kitų žinučių pokalbyje;
• neaišku, prie kurio objekto priklauso balso žinutė;
• ranka rašytą lapą sunku perskaityti, tenka skambinti ir klausti;
• mėnesio pabaigoje susikaupia krūva darbo, o ataskaita klientui vėluoja;
• sąskaita išrašoma tik tada, kai ataskaita paruošta, todėl vėluoja ir pinigai.

Rankinis duomenų perrašymas pats savaime nekuria vertės. Žmogus, kuris tai daro, tampa siaura vieta: jei jis serga ar atostogauja, raportai stoja.

Dar viena dažna bėda: kiekvienas meistras raportą rašo savaip. Vienas atsiunčia tris nuotraukas be jokio teksto, kitas įrašo dviejų minučių balso žinutę, trečias užpildo lapą, bet pamiršta parašyti objekto adresą. Žmogus ofise turi viską sujungti į vieną vaizdą ir atspėti, kas kur priklauso. Kuo daugiau brigadų ir objektų, tuo sunkiau tai padaryti be klaidų. Panaši situacija dažnai būna ir su sąmatomis, apie tai rašėme straipsnyje apie sąmatų automatizavimą su DI.

Kaip veikia automatizuotas raportas: 4 žingsniai

1. Žinutė ar nuotrauka ateina į vieną vietą. Darbuotojai siunčia raportus į vieną verslo numerį ar grupę, kaip ir dabar. Nereikia diegti naujos programėlės.
2. DI perskaito turinį. Sistema atpažįsta tekstą žinutėje, ranka užpildytą lapą nuotraukoje ir balso žinutę paverčia tekstu. DI dokumentų nuskaitymas veikia ir lietuviškai.
3. Duomenys priskiriami ir sudedami. Kiekvienas įrašas priskiriamas objektui, darbuotojui ir datai, tada keliauja į jūsų Excel, CRM ar ataskaitos šabloną. Objekto nuotraukos prisegamos prie to paties įrašo.
4. Vadovas peržiūri ir patvirtina. Kai įrašas neaiškus, pavyzdžiui, nuotrauka neryški ar trūksta objekto pavadinimo, sistema jį pažymi peržiūrai. Patvirtinta ataskaita ar aktas išeina klientui.

Svarbiausia, kad galutinis sprendimas lieka žmogui. DI atlieka perrašymą ir rūšiavimą, o ne prisiima atsakomybę už tai, kas išsiunčiama klientui.

DI dokumentų skaitymą jau taikome ir kitose srityse. Lenkijos logistikos įmonei sukūrėme važtaraščių skaitymą: 1000+ vilkikų, 8000 važtaraščių per mėnesį. Vienam didžiausių Lietuvos restoranų tinklų tiekėjų sąskaitos iš PDF keliauja tiesiai į apskaitą, jų per mėnesį būna apie 500.

Balso žinutės į tekstą

Daugelis meistrų nemėgsta rašyti telefone, bet mielai įrašo balso žinutę. Sistema tokią žinutę paverčia tekstu, iš jo ištraukia esminius dalykus: kas atlikta, kiek medžiagų sunaudota, ar liko neužbaigtų darbų. Taip darbuotojui nereikia keisti įpročio, o ofise atsiranda tvarkingas įrašas.

Ranka užpildyti lapai

Jei jūsų įmonėje naudojami popieriniai darbų lapai, jų atsisakyti nebūtina. Užtenka lapą nufotografuoti ir išsiųsti. DI perskaito ranka įrašytus laukus ir perkelia juos į tą pačią struktūrą kaip ir kitus raportus. Jei kuris nors laukas neįskaitomas, įrašas pažymimas peržiūrai, o ne spėliojamas.

Kaip meistro žinutė tampa tvarkingu įrašu

Kad būtų aiškiau, pažiūrėkime, kas vyksta su vienu raportu nuo išsiuntimo iki ataskaitos.

Meistras siunčia, kaip įpratęs. Darbo pabaigoje jis nufotografuoja atliktą darbą, prideda popierinio lapo nuotrauką ir įrašo trumpą balso žinutę apie tai, kas padaryta ir ko dar trūksta. Sistema surenka viską kartu. Nuotraukos, lapas ir balso žinutė, atsiųsti tuo pačiu metu, sujungiami į vieną raportą. Nereikia, kad meistras viską sudėtų į vieną žinutę. Atpažįstamas objektas. Objektas nustatomas iš to, ką meistras pasakė ar parašė, iš jo darbų grafiko arba iš grupės, į kurią atsiųsta žinutė. Jei to padaryti nepavyksta, raportas keliauja į peržiūros sąrašą su klausimu, prie kurio objekto jį priskirti. Užpildomi laukai. Iš teksto ištraukiami tie laukai, kurių reikia jūsų ataskaitai: data, darbuotojas, objektas, atlikti darbai, sunaudotos medžiagos, pastabos. Jei kokio nors būtino lauko trūksta, sistema gali automatiškai paprašyti meistro jį papildyti, kol jis dar prisimena. Įrašas atsiduria vietoje. Sutvarkytas raportas tampa eilute jūsų lentelėje ar įrašu CRM, o nuotraukos lieka prisegtos prie jo. Ataskaita klientui ar aktas sudaromi iš šių įrašų tada, kai jų reikia.

Ką paruošti prieš pradedant

Kuo aiškiau žinote, kaip atrodo geras rezultatas, tuo greičiau sistema pradeda veikti. Naudinga turėti:

• Ataskaitos ar akto pavyzdį, kurį šiandien siunčiate klientui. Jis tampa šablonu.
• Objektų sąrašą su pavadinimais ar adresais, kad raportus būtų galima teisingai priskirti.
• Darbuotojų sąrašą ir tai, kas kokiame objekte dirba.
• Kelis tikrus raportus iš WhatsApp, geriausia ir gerus, ir prastus, kad matytųsi, su kuo sistemai teks dirbti.
• Sprendimą, kas tvirtina. Vienas žmogus, kuris peržiūri neaiškius įrašus ir patvirtina ataskaitas prieš išsiunčiant.

Brigadoms užtenka trumpo paaiškinimo: į kurį numerį siųsti ir ką paminėti, pavyzdžiui, objekto pavadinimą. Daugiau mokymų paprastai nereikia, nes jos dirba taip pat kaip iki šiol.

Ką galima gauti gale

Rezultatas

Kas įeina

Kas tikrina

Kam tinka

Dienos suvestinė vadovui	Kas, kur ir ką padarė, su nuotraukomis	Vadovas, peržiūri ryte	Kai reikia matyti visų brigadų darbą vienoje vietoje
Mėnesio ataskaita klientui	Atlikti darbai pagal objektą, datos, nuotraukos	Projekto vadovas prieš išsiunčiant	Kai klientas prašo reguliarių ataskaitų
Atliktų darbų aktas	Darbai, kiekiai, objektas, laikotarpis	Atsakingas asmuo prieš pasirašant	Kai darbai priduodami aktais
Eilutės sąskaitai	Darbai ir kiekiai, paruošti sąskaitai	Buhalterė ar administratorė	Kai sąskaita išrašoma pagal atliktus darbus

Dažnai įmonei reikia kelių rezultatų iš to paties raporto. Viena žinutė gali tapti ir dienos suvestinės dalimi, ir eilute mėnesio ataskaitoje klientui.

Susijęs pavyzdys iš mūsų darbų: subrangos įmonei Klaipėdoje automatizavome mėnesio ataskaitą, kuri renkama iš kelių sistemų.

Programėlė ar sprendimas pagal jūsų procesą

Rinkoje yra paruoštų darbų valdymo programėlių, kuriose brigados pildo raportus telefone. Tai geras pasirinkimas daliai įmonių, ir tai verta pasakyti tiesiai.

Paruošta darbų programėlė

Sprendimas su WhatsApp ir popieriumi

Ką daro darbuotojai	Mokosi naujos programėlės ir pildo laukus	Siunčia nuotraukas ir žinutes kaip iki šiol
Ataskaitų formatas	Standartinis, pagal programėlės šabloną	Pagal jūsų ir kiekvieno kliento formatą
Kur atsiduria duomenys	Programėlės sistemoje	Jūsų Excel, CRM ar apskaitos programoje
Kada tinka geriausiai	Brigados pasiruošusios keisti įpročius, formatas paprastas	Brigados programėlės nenaudos, formatai skiriasi, duomenys turi būti jūsų sistemose

Jei jūsų darbuotojai mielai naudosis programėle, o ataskaita klientui standartinė, paruoštos programėlės gali visiškai užtekti. Individualus sprendimas prasmingas tada, kai brigados nenori nieko keisti, kai kiekvienas klientas nori kitokios ataskaitos arba kai duomenys turi atsidurti jūsų pačių sistemose.

Statybų įmonėms naudinga peržiūrėti ir AI įrankių statybos ir NT projektų valdymui apžvalgą. O jei problema ne procesas, o tai, kad komanda dar nemoka naudotis DI, kartais užtenka išmokyti komandą. Apie tai plačiau rašome straipsnyje AI mokymai ar AI automatizacija.

Duomenų saugumas ir BDAR

Objekto nuotraukose gali būti žmonių veidų, klientų adresų ar kitų asmens duomenų, todėl apie saugumą verta pagalvoti iš anksto:

• Kas mato nuotraukas. Prieigą turi tik tie žmonės, kuriems jos reikia darbui.
• Kur jos saugomos. Iš anksto susitariama, kur saugomos nuotraukos ir ataskaitos ir kas jas valdo.
• Verslo numeris, ne asmeniniai telefonai. Oficiali WhatsApp Business platforma leidžia įmonei prijungti savo telefono numerį ir sujungti pokalbius su vidinėmis sistemomis, pavyzdžiui, CRM. Todėl raportai gali ateiti į įmonės numerį, o ne į vadovo asmeninį telefoną.
• Trynimo taisyklės. Nustatoma, kiek laiko saugomi duomenys ir kada jie ištrinami.

Tai nėra teisinė konsultacija. Daugiau apie tai, kaip DI derinti su BDAR reikalavimais, rasite straipsnyje AI ir BDAR atitiktis Lietuvoje.

Kaip pradėti per vieną pokalbį

Prieš pokalbį užtenka atsakyti į penkis klausimus:

1. Kiek žmonių siunčia darbų raportus?
2. Kokiu formatu jie ateina: nuotraukos, balso žinutės, tekstas, popieriaus lapai?
3. Kas juos perrašo ir kiek tam skiria laiko?
4. Kur duomenys turi atsidurti: Excel, CRM, apskaitos programa?
5. Kokios ataskaitos ar akto reikia klientui?

Nebūtina turėti tikslių atsakymų. Užtenka kelių pavyzdžių: parodykite porą tipinių raportų iš WhatsApp ir vieną ataskaitą, kurią išsiuntėte klientui. Iš to jau matosi, kiek darbo galima perduoti sistemai ir kur reikės žmogaus.

Toliau viskas paprasta. Per nemokamą 30 min pokalbį peržiūrime, kaip šiandien ateina jūsų raportai, ir pasakome, ar verta automatizuoti. Nuo pradžios iki veikiančios versijos paprastai praeina nuo 2 iki 8 savaičių. Per mūsų sistemas aptarnaujama 700+ darbuotojų. Kaip atrodo diegimas žingsnis po žingsnio, aprašėme straipsnyje apie AI procesų automatizavimo diegimą per 30 dienų.

Nemokamas 30 min pokalbis: parodykite, kaip šiandien ateina jūsų darbų raportai, ir pasakysime, ar užtenka paprastos programėlės, ar verta automatizuoti jūsų procesą. Jei negalime padėti, pasakysime tiesiai. Užsiregistruokite nemokamam pokalbiui arba rašykite nojus@inerci.lt.